Certification HAS niveau « A » obtenue

Après 3 années d’accompagnement, nous sommes très heureux d’apprendre la certification HAS « A » de notre client, la clinique de chirurgie esthétique parisienne Alphand. Un résultat porteur de sens car « cette certification met en valeur l’excellence de notre prise en charge » comme nous l’explique le Dr Lafarge, Directrice médicale de la clinique Alphand.

Obtenir la certification V2014 d’ici 2019

Souhaitant avoir l’appui et l’expertise d’un organisme de formation, la clinique Alphand. a fait appel à Panacéa, en 2016, dans le but de préparer la Certification V2014 selon une démarche structurée et participative conforme au guide de la HAS.

Les enjeux de cet accompagnement étaient multiples. Pour répondre avec pertinence aux attendus de la V2014, il était nécessaire de :

• Formaliser les processus et identifier les risques et actions d’amélioration
• Évaluer objectivement la maturité du système qualité en place et l’optimiser
• Apporter une vision extérieure sur la dynamique globale de la qualité au sein de la clinique
• Hiérarchiser les axes de travail et accompagner l’équipe dans la maîtrise des processus

Une mission articulée en 3 étapes

L’élaboration d’un diagnostic a permis de comparer les procédures en place, au sein de la clinique Alphand, au manuel de certification des installations autonomes de chirurgie esthétique et d’analyser les écarts existants au regard des attentes de la HAS.

La seconde phase de travail fut dédiée à la définition d’un calendrier de travail avec la direction, à la création d’un comité de pilotage et la constitution de groupes de travail à la maîtrise des processus dans le but de lancer la phase 3 de « formation-action ».

La dernière étape de la mission fut le cœur même du projet d’accompagnement à la Certification HAS. Étalées sur plus de deux années, ces journées de « formation-action » ont eu pour objectifs de définir les actions prioritaires apportant une réelle valeur ajoutée au fonctionnement de la clinique et à la sécurité des soins, d’analyser les risques pour les maîtriser, de décliner les objectifs et la politique qualité en objectifs processus cohérents et de formaliser le programme d’action à suivre.

Un accompagnement et une méthodologie efficaces comme le souligne le Dr Lafarge, Directrice médicale de la clinique Alphand « Votre positivité et votre expertise nous ont permis d’accéder à cette excellence dans la sérénité ». De quoi aborder sereinement les prochaines orientations liées à la Certification V2020.

Marielle Marbach, Ingénieur qualité, formatrice et responsable pédagogique du pôle Certification/ Évaluation de Panacéa fut en charge de cette mission au sein de la clinique Alphand. Elle revient sur le déroulement et la finalité du projet.

Quand vous intervenez dans un établissement de santé pour une mission d’accompagnement, par quoi commencez-vous ?

J’ai commencé ma mission par un audit processus au cours duquel les professionnels de la clinique Alphand ont pu décrire leurs pratiques, me présenter les protocoles existants. Je les ai encouragés à mettre en évidence les points forts de leurs pratiques.

Je me suis adaptée au management qualité sécurité des risques qui a montré son efficacité, avec notamment une politique qualité gestion des risques courte diffusée à tous les professionnels intervenant au sein de la clinique, la Commission médicale d’Etablissement étant très impliquée dans la politique qualité et la sécurité des soins.

En tant que consultante, je révèle ainsi à la clinique, les bénéfices de leur démarche qualité. Ce constat permet d’ancrer la culture sécurité et de dynamiser la recherche de l’excellence.

Le mot processus est souvent utilisé lors de la certification, est ce que vous pouvez nous présenter ce concept ?

La clinique Alphand s’est appuyée sur 5 processus pour décrire son activité :

• Management de la qualité et des risques
• Parcours du patient (Identitovigilance et Dossier patient)
• Droits des patients
• Management de la prise en charge médicamenteuse du patient
• Management de la prise en charge du patient au bloc opératoire et Gestion du risque infectieux

Pour chaque processus, deux professionnels étaient associés pour présenter aux experts visiteurs, les évolutions depuis la dernière visite de certification et les actions réalisées depuis, indicateurs à l’appui.

Pour le thème « management de la prise en charge médicamenteuse », il s’agissait de revenir sur les recommandations de la visite de certification précédentes, de présenter l’engagement de la Direction, les projets avec notamment l’informatisation de la prescription médicamenteuse, et faire le lien avec les indicateurs présentés en CME.

Pour illustrer l’évolution sur le suivi des indicateurs, nous avons utilisé un tableau d’indicateurs déjà communiqué en CME (taux d’ambulatoire, satisfaction des patients) pour le compléter avec des indicateurs sur les évaluations de pratiques professionnelles (nombre de patient traceur et un indicateur sur le traitement personnel des patient).

À quel moment avez vous ressenti que l’excellence était à portée de main ?

C’est un mois avant la visite de Certification V2014 que j’ai exposé à la Gérante de la clinique, Directrice qualité, que la prise en charge répondait à tous les critères exigés par la HAS ; et que devant les experts visiteurs, chacun aurait la responsabilité de présenter l’un des processus de la certification ; et que nous pouvions viser l’excellence.

En conclusion, pouvez-vous résumer votre mission ?

Pour en arriver là, l’essentiel de ma mission a consisté à faire l’interprète entre les nouvelles exigences de la HAS pour la Version 2014 : audit processus, patient traceur, Compte Qualité et les processus mis en place dans la clinique.

Après la phase de découverte, le travail a commencé en identifiant les professionnels expert d’un sujet, et en fixant ensemble les actions à faire entre les séances de formation-action. Le choix des actions a été fait ensemble afin de pouvoir les atteindre relativement facilement. L’assistance entre 2 sessions de formation action a été appréciée par les professionnels de la clinique, notamment quand il s’agissait de se confronter à la saisie du compte qualité sur la plateforme de la HAS.

Panacéa Conseil & Formation Santé accompagne les établissements de santé sur la durée : organisation des services, optimisation des flux, conseil en lean management, certification HAS, audit de processus, patient traceur, circuit du médicament… Contactez-nous pour mettre en place un projet sur-mesure.